FALEŠNÁ FAKTURA VE FIRMĚ: KDY UŽ NEJDE JEN O PROBLÉM ÚČETNÍHO?
Na stole účetní přistane faktura za „marketingové a poradenské služby“ na 780 000 korun. Smlouva existuje, ale výstup žádný. Dodavatele přivedl obchodní ředitel a na dotaz účetní odpoví jen: „Je to v pořádku, zaúčtujte to.“ O pár měsíců později se ukáže, že žádné služby ve skutečnosti poskytnuty nebyly.
Je to účetní chyba? Daňový problém? Podvod? Nebo už trestní riziko celé firmy?
Na začátku je jeden doklad. Na konci může být otázka, kdo jej vytvořil, kdo jej schválil, proč se dostal do účetnictví, zda podle něj firma uplatnila náklad nebo odpočet DPH – a zda se jednání může přičíst i samotné společnosti.
Falešná faktura sama o sobě ještě automaticky neznamená trestný čin
Začněme důležitou brzdou. Ne každá chybná, nepravdivá nebo dokonce účelově vytvořená faktura automaticky znamená, že byl spáchán trestný čin.
Nejvyšší soud řešil i případ, kdy byly vytvořeny faktury za fiktivní plnění, ale nebyly následně zařazeny do účetnictví. Zdůraznil, že samotné vytvoření takových faktur bez jejich dalšího použití ještě samo o sobě nenaplnilo znaky zkreslování údajů o stavu hospodaření a jmění. Rozhodující bylo, že se nepravdivé údaje do účetnictví vůbec nedostaly a nemohly tak ohrozit řádné a včasné vyměření daně.
Trestní riziko tak často nevzniká samotným papírem, ale tím, co s ním firma nebo její lidé následně udělají.
Kdy se z faktury stává větší problém
Rozdíl je mezi omylem, který firma zjistí a opraví, a vědomým zařazením faktury za neexistující službu. Ještě závažnější může být situace, kdy je takový doklad použit k uplatnění nákladu, odpočtu DPH nebo jiné daňové výhody, na kterou firma nemá nárok.
Trestní zákoník u trestného činu zkreslování údajů o stavu hospodaření a jmění mimo jiné postihuje úmyslné uvedení nepravdivých nebo hrubě zkreslených údajů v účetních knihách, zápisech nebo jiných dokladech sloužících k přehledu o hospodaření a majetku, pokud tím dojde k zákonem předpokládanému ohrožení, například řádného a včasného vyměření daně nebo majetkových práv jiného.
Pokud je fiktivní doklad použit k tomu, aby byla ve větším rozsahu zkrácena daň nebo vylákána výhoda na dani, může se pozornost přesunout i k trestnému činu zkrácení daně, poplatku a podobné povinné platby.
Nejvyšší soud řešil i případy, v nichž byly fiktivní faktury využity k neoprávněnému odpočtu DPH. Formálně správný doklad tedy nic nemění na tom, že deklarované plnění ve skutečnosti nenastalo.
„To zaúčtovala účetní“ nemusí být konec debaty
Když se objeví problém v účetnictví, první reakcí managementu někdy bývá: „To má na starosti účetní.“
Ani to není tak jednoduché. Nejvyšší soud zdůraznil, že při posuzování trestní odpovědnosti za zkreslování údajů o stavu hospodaření a jmění nelze vycházet jen z názvu pracovní pozice. Podstatné je, kdo účetnictví ve skutečnosti vedl, kdo měl rozhodující informace a co konkrétně dělal.
Primární odpovědnost tak může za určitých okolností nést například člověk, kterého statutární orgán vedením účetnictví skutečně pověřil. Současně ale nelze automaticky říct, že člen vedení je bez rizika jen proto, že fakturu osobně nezaúčtoval.
Je rozdíl mezi jednatelem, který o podvodu nevěděl a měl rozumné kontrolní mechanismy, a manažerem, který účetní předá fiktivní fakturu se slovy: „Neřešte to, jen to dejte do nákladů.“
Externí účetní vás odpovědnosti automaticky nezbaví
Další častý omyl zní: „Účetnictví nám vede externí kancelář, to je jejich odpovědnost.“
Zákon o účetnictví je v tomto směru poměrně jasný. Účetní jednotka může vedením účetnictví pověřit jinou fyzickou nebo právnickou osobu, ale tím se sama odpovědnosti za vedení účetnictví nezbavuje.
Outsourcing účetnictví tedy není outsourcingem veškerého právního rizika. Externí účetní navíc často nemá možnost poznat, zda služba skutečně proběhla. Pokud jí odpovědný manažer potvrdí plnění, může být klíčový problém úplně jinde než v účtárně.
Fiktivní faktura může být jen stopa k něčemu většímu
Někdy se při interním šetření zjistí, že falešná faktura není hlavním problémem. Je jen nástrojem. Může zakrývat vyvedení peněz, vytvořit fiktivní náklad, maskovat provizi nebo sloužit jako podklad k neoprávněné daňové výhodě. Proto při nálezu podezřelé faktury nestačí položit otázku: „Je tato faktura správně?“
Důležitější bývá zjistit, kdo dodavatele vybral a fakturu schválil, jaké plnění mělo být poskytnuto, zda existuje reálný výstup, kam peníze odešly, zda má dodavatel vazbu na zaměstnance či management, jak byl doklad použit daňově a zda existují další podobné faktury. Jedna neobvyklá faktura může být chyba. Dvacet faktur se stejným vzorcem už může ukazovat na systém.
Varovné signály, které by měl management znát
Fiktivní faktury nebývají označené nápisem „podvod“. Často vypadají velmi obyčejně. Pozornost si podle nás zaslouží zejména opakované faktury za obecně popsané „poradenství“, „marketing“, „zprostředkování“ nebo „analýzy“ bez konkrétního výstupu; kulaté nebo neobvykle vysoké částky; faktury těsně pod schvalovacím limitem; nový dodavatel prosazený jedním manažerem bez běžného onboarding procesu; platba na jiný účet, než je uveden ve smlouvě; dodavatel bez zaměstnanců či zjevné kapacity požadovanou službu dodat; nebo faktury, které se nápadně hromadí před koncem účetního či daňového období. Ani jeden z těchto znaků sám o sobě nedokazuje trestný čin. Jejich kombinace je ale důvod začít se ptát.
Co by měla mít firma nastavené
Prevence nemusí být složitá, musí ale fungovat. U významnějších služeb by měla být dohledatelná nejen faktura, ale také objednávka či smlouva, osoba odpovědná za převzetí a přiměřený důkaz, že služba skutečně proběhla – například report nebo zápis ze schůzky.
Firma by měla mít rozumné schvalovací limity, kontrolu nových dodavatelů, ochranu proti dělení faktur pod limit a u citlivých pozic oddělit objednání služby od schválení platby. Účetní zároveň musí mít bezpečný způsob, jak podezřelý doklad eskalovat.
Může mít problém i samotná firma?
Ano, za splnění zákonných podmínek může trestní problém dopadnout i na právnickou osobu. Ani tady ale nejde o automatickou odpovědnost. Musí být splněny podmínky zákona o trestní odpovědnosti právnických osob, zejména vztah jednající fyzické osoby k firmě a přičitatelnost jejího jednání společnosti.
Nejvyšší soud zdůrazňuje, že neplatí jednoduché pravidlo „stalo se to ve firmě, odpovídá firma“. Při systematickém používání fiktivních faktur se ale vyšetřování bude ptát, kdo proces nastavil, kdo měl prospěch, kdo schvaloval platby a jaké kontrolní mechanismy firma měla.
Co dělat, když podezřelou fakturu najdete
První pravidlo je jednoduché: nic zpětně nevyrábět. Nedopisovat reporty, nevytvářet nové smlouvy ani nežádat dodavatele, aby zpětně vytvořil výstup, který dříve neexistoval.
Je potřeba zachovat původní dokumenty a komunikaci, zmapovat schvalovací řetězec, prověřit skutečné plnění a zjistit, zda se podobný vzorec neopakuje i u dalších dodavatelů. Pokud faktura ovlivnila daňové přiznání, je nutné společně s daňovým poradcem a advokátem rychle posoudit další postup.
Oprava účetnictví nebo daňového přiznání může mít význam, ale není bezpečné předpokládat, že automaticky smaže trestní riziko. U závažnějšího podezření je proto potřeba koordinovat účetní, daňové a trestněprávní kroky společně.
Faktura není jen papír
Fiktivní faktura ukazuje, jak se hospodářská kriminalita může schovat do úplně běžného firemního procesu. Stačí dokument, který neodpovídá realitě, někdo jej schválí a další člověk jej bez otázek zaúčtuje.
Ne každá chyba je trestný čin a ne každá nepravdivá faktura znamená odpovědnost firmy. Pokud ale firma nedokáže vysvětlit, za co zaplatila a proč se doklad dostal do účetnictví, problém už nemusí zůstat v účtárně.
Nejdůležitější otázka u podezřelé faktury proto často není: „Je na ní správné datum?“, ale: „Uskutečnilo se reálně plnění, za které jsme právě zaplatili?“