WHISTLEBLOWER OBVINIL VAŠEHO MANAŽERA. CO UDĚLAT BĚHEM PRVNÍCH 48 HODIN?

Do interního oznamovacího systému přijde zpráva: obchodní ředitel má údajně brát provize od dodavatele a část zakázek směrovat „spřátelené“ firmě. Oznamovatel přikládá několik e-mailů a faktur. Ředitel společnosti chce manažera okamžitě konfrontovat a rozeslat oznámení HR, CFO a představenstvu. Právě tím ale může během několika minut poškodit celé šetření.

Oznámení whistleblowera není důkaz viny. Je to ale signál, který firma nesmí ignorovat ani řešit chaoticky.

První chyba: „Pošlete mi celé oznámení, ať se na to podíváme“

V okamžiku, kdy oznámení přijde prostřednictvím vnitřního oznamovacího systému, neplatí, že jej může vedení firmy volně přeposílat komukoli, kdo by „mohl pomoct“. Zákon o ochraně oznamovatelů stojí na velmi omezeném přístupu k oznámení. S podanými oznámeními a související evidencí se má seznamovat pouze určená příslušná osoba. Zákon současně chrání totožnost oznamovatele i informace, ze kterých by bylo možné jeho identitu přímo nebo nepřímo dovodit.

Pokud tedy oznamovatel popíše například schůzku, které se účastnili jen tři lidé, může jeho identitu prozradit i samotný obsah oznámení, přestože z dokumentu odstraníte jméno. První pravidlo proto zní jednoduše: informace sdílet jen v rozsahu, který je pro další postup skutečně nutný. Ne „pro jistotu“ s celým managementem.

Oznámení není rozsudek. Manažera ale také nemůžete automaticky „očistit“

Stejně nebezpečné jsou dvě opačné reakce. První: „Je to náš nejlepší obchodník, tomu nevěřím.“ Druhá: „Někdo ho nahlásil, okamžitě ho vyhodíme.“ Ani jedna není správně.

Úkolem firmy není předem rozhodnout, kdo je viník. Úkolem je zjistit, zda jsou oznámené skutečnosti důvodné, zachovat důkazy a přijmout přiměřená opatření podle toho, co se skutečně zjistí. U významného manažera navíc často hrozí další problém: člověk, který by standardně interní šetření řídil nebo schvaloval, může být jeho přímým podřízeným, kolegou nebo osobně zainteresovanou osobou. Pak je potřeba hned na začátku řešit nezávislost a střet zájmů.

Kdo má oznámení řešit? Příslušná osoba musí zůstat nestranná

Zákon ukládá povinnému subjektu určit jednu nebo více příslušných osob. Právě ony přijímají oznámení, posuzují jejich důvodnost a v případě důvodného oznámení navrhují opatření k nápravě nebo předejití protiprávnímu stavu. Povinný subjekt ani nikdo jiný nesmí zasahovat do výkonu činnosti příslušné osoby ani ohrozit její nestrannost. To je v kauzách týkajících se vrcholového managementu klíčové. Pokud je příslušná osoba například přímo podřízena manažerovi, proti kterému oznámení směřuje, může být praktické nastavení systému samo o sobě problém. U větších firem proto dává smysl mít zastupitelnost, více příslušných osob nebo předem nastavený externí postup pro citlivé případy.

Externí advokát může firmě pomoci s právní strategií a interním vyšetřováním, ale způsob jeho zapojení musí respektovat zákonnou ochranu totožnosti oznamovatele a omezený přístup k samotnému oznámení. Pokud má advokát přímo plnit roli příslušné osoby, musí být k této roli řádně určen.

Prvních 48 hodin: nejdřív chraňte důkazy, ne reputaci

U závažnějšího oznámení se první dva dny často rozhoduje o tom, zda bude možné později zjistit, co se skutečně stalo. Je potřeba identifikovat relevantní zdroje informací: e-maily, účetní doklady, smlouvy, komunikaci v interních aplikacích, schvalovací workflow, přístupy do systémů nebo například dokumentaci k veřejné zakázce. Neznamená to plošně kopírovat soukromé schránky všech zaměstnanců. Zajištění má být cílené, přiměřené a nastavené tak, aby respektovalo ochranu osobních údajů a další právní limity.

Současně je často vhodné přijmout tzv. legal hold – tedy interně zajistit, aby relevantní data nebyla běžnými retenčními procesy smazána nebo přepsána. A hlavně: nikomu nedávat pokyn, aby komunikaci „uklidil“.

Manažera nemusíte konfrontovat v první hodině

Management má přirozenou potřebu okamžitě si zavolat člověka, kterého se oznámení týká, a zeptat se: „Je to pravda?“ Někdy to může být správný krok. Jindy je to přesně způsob, jak předem upozornit člověka, který má přístup k dokumentům, zaměstnancům nebo firemním systémům. Pořadí kroků proto závisí na povaze podezření. U rizika manipulace důkazů může být nejprve nutné zabezpečit relevantní informace a teprve poté dát dotčenému manažerovi prostor k vysvětlení. To neznamená, že by měl být „odsouzen bez slyšení“. Férové interní šetření musí pracovat i s jeho verzí událostí. Jen není nutné začínat právě jí.

Druhá velká chyba: odveta proti oznamovateli

Oznamovatel může být pro část firmy velmi nepohodlný. Zvlášť pokud jeho oznámení míří na oblíbeného nebo obchodně úspěšného manažera. Zákon ale zakazuje odvetná opatření vyvolaná podáním oznámení. Může jít například o ukončení pracovního poměru, neprodloužení smlouvy na dobu určitou, odvolání z vedoucí funkce, snížení mzdy, změnu pracovní doby, nepříznivý pracovní posudek nebo jiné jednání, které může oznamovateli způsobit újmu. Ochrana se navíc za zákonných podmínek nevztahuje jen na samotného oznamovatele, ale i na další s ním spojené osoby.

To samozřejmě neznamená, že se z oznamovatele stává „nedotknutelný zaměstnanec“. Firma vůči němu může řešit běžné pracovní problémy, které s oznámením nesouvisejí. Jen musí být schopna doložit, že její postup není odvetou za whistleblowing.

A co když oznamovatel lže? Neúspěšné oznámení není totéž co vědomě nepravdivé oznámení

Firmy někdy udělají jednoduchou, ale nebezpečnou zkratku: oznámení se nepotvrdilo, takže oznamovatel lhal. To není totéž. Zákonná ochrana nenáleží osobě, která podala vědomě nepravdivé oznámení – tedy neměla oprávněné důvody se domnívat, že se zakládá na pravdivých informacích. Vědomě nepravdivé oznámení je navíc přestupkem, za který lze uložit pokutu do 50 000 Kč.

Pokud ale zaměstnanec v dobré víře oznámí podezření, které se následně nepodaří prokázat, nelze z toho automaticky dovodit zneužití systému. I tady je potřeba oddělit fakta od emocí.

Lhůty běží, i když je případ nepříjemný

Zákon stanoví jasné procesní lhůty. Oznamovatel má být standardně do 7 dnů vyrozuměn o přijetí oznámení. Příslušná osoba má následně do 30 dnů posoudit jeho důvodnost a oznamovatele písemně informovat o výsledku. U skutkově nebo právně složitých věcí lze třicetidenní lhůtu prodloužit až o dalších 30 dnů, nejvýše dvakrát. Oznamovatel musí být o prodloužení a jeho důvodech informován před uplynutím původní lhůty. Závažný případ tedy může vyžadovat týdny šetření. To ale není důvod první týdny nic nedělat. Naopak – zabezpečení důkazů, vyřešení střetu zájmů a nastavení šetření bývá potřeba řešit okamžitě.

Co když se podezření potvrdí? Nestačí potrestat jednoho člověka

Je-li oznámení vyhodnoceno jako důvodné, příslušná osoba navrhuje povinnému subjektu opatření k předejití nebo nápravě protiprávního stavu. Firma není vždy vázána přesně navrženým opatřením, musí ale přijmout jiné vhodné řešení, pokud návrh nepřevezme. U potvrzeného problému je proto potřeba řešit dvě roviny.

První je konkrétní člověk a konkrétní skutek: pracovněprávní opatření, náhrada škody, případná trestněprávní reakce nebo změna kompetencí. Druhá je systémová: proč se to mohlo stát? Chyběla kontrola provizí? Fungoval schvalovací proces jen formálně? Měl jeden manažer příliš velké pravomoci? Byly varovné signály už dříve? Pokud firma pouze propustí jednoho zaměstnance a nechá beze změny mechanismus, který problém umožnil, nevyužila nejdůležitější část interního vyšetřování.

Ne každé oznámení automaticky znamená volat policii

Whistleblowingový systém není automatický přeposílač na policii. Nejprve je potřeba právně vyhodnotit, co bylo oznámeno, zda jde o podezření na trestný čin a jaké povinnosti nebo rizika z konkrétní situace vyplývají. U některých trestných činů může vznikat zákonná oznamovací povinnost. U jiných bude otázkou strategie, závažnosti skutku, dostupných důkazů, postavení firmy a případné škody. Zároveň platí, že nápravné opatření nesmí zmařit nebo ohrozit účel trestního či jiného řízení. I proto je u závažných oznámení vhodné zapojit trestního advokáta dříve, než firma udělá nevratný krok.

Jak by měla vypadat první reakce firmy?

V prvních 48 hodinách bychom u závažnějšího oznámení chtěli mít jasno alespoň v sedmi věcech:

• kdo je nestrannou osobou odpovědnou za posouzení oznámení,
• kdo smí znát jeho obsah a v jakém rozsahu,
• jak zajistit, aby nebyla prozrazena totožnost oznamovatele,
• jaké důkazy je potřeba okamžitě uchovat,
• zda hrozí manipulace s dokumenty, pokračování škodlivého jednání nebo jiná bezprostřední újma,
• kdy a jak bude vyslechnut dotčený manažer a další osoby,
• zda případ vyžaduje okamžité zapojení externího trestního advokáta nebo jiné specializace.

Whistleblowing není jen povinná schránka na webu

U zaměstnavatelů, na které dopadá zákonná povinnost zavést vnitřní oznamovací systém, nestačí vytvořit e-mailovou adresu a určit jedno jméno v organizačním řádu. Systém musí fungovat i v nejhorší možné chvíli – například když oznámení míří na člena vrcholového vedení. Právě takový případ ukáže, zda firma skutečně připravila nezávislý proces, nebo pouze splnila administrativní povinnost.

Dobře zvládnuté oznámení může firmě umožnit odhalit problém dříve, než jej zjistí policie, zákazník, auditor nebo média. Špatně zvládnuté oznámení může naopak vytvořit druhý problém vedle toho původního: odvetu, únik identity oznamovatele, ztrátu důkazů nebo zpochybnění nestrannosti celého šetření.

Nejdůležitější pravidlo? V prvních 48 hodinách nerozhodujte, kdo je viník. Zajistěte, aby bylo možné pravdu vůbec zjistit.