VÁŠ OBCHODNÍK DAL ÚPLATEK. PROBLÉM MŮŽE MÍT CELÁ FIRMA.

Obchodník vaší společnosti chce získat důležitou zakázku. Nákupčímu zákazníka proto nabídne 100 000 korun, pokud vybere právě vás. Vy jako jednatel o ničem nevíte. Obchodní ředitel také ne. Znamená to, že jde pouze o problém onoho obchodníka? Nemusí.

Trestní odpovědnost právnických osob je stále něco, co si řada podnikatelů spojuje hlavně s velkými korupčními kauzami, veřejnými zakázkami nebo firmami, jejichž vedení vědomě páchá trestnou činnost.

Ve skutečnosti se ale může problém dostat do úplně běžné firmy mnohem nenápadněji.

Třeba právě přes úspěšného obchodníka, který chce až příliš za každou cenu splnit svůj plán.

Úplatek není jen obálka pro úředníka

Když se řekne korupce, většina lidí si představí peníze předané úředníkovi za povolení nebo za veřejnou zakázku. Jenže trestní právo se neomezuje pouze na vztah podnikatel–stát. Podplácení může za splnění zákonných podmínek souviset také s podnikáním v soukromém sektoru. Riziková tak může být i situace, kdy obchodník nabídne neoprávněnou výhodu zaměstnanci jiné soukromé společnosti, aby ovlivnil jeho rozhodování při zadání zakázky.

A úplatkem samozřejmě nemusí být jen obálka s hotovostí. V praxi mohou vyvolávat otázky také různé „provize“, luxusní dary, zájezdy, hrazené služby nebo jiné výhody, pokud jsou ve skutečnosti protihodnotou za určité jednání. To ale ještě není to nejzajímavější.

Podstatná otázka zní:

Kdo bude mít problém, pokud úplatek nabídl zaměstnanec? Jen on? Nebo za určitých okolností také společnost, pro kterou pracuje?

Firma sama úplatek předat nemůže. Jednají za ni lidé.

Právnická osoba samozřejmě sama nikomu peníze nepředá. Nemá vlastní ruce ani vlastní vůli v lidském slova smyslu. Česká právní úprava proto staví trestní odpovědnost právnických osob na principu přičitatelnosti jednání konkrétních fyzických osob právnické osobě. To ale neznamená, že firma automaticky odpovídá za všechno, co provede kterýkoliv její zaměstnanec.

A to je důležité zdůraznit. Nestačí pouze říct: „Trestný čin spáchal člověk pracující pro firmu, proto je vinná i firma.“ Musí být splněny další zákonné podmínky a jednání musí být společnosti skutečně přičitatelné.

Právě zde se ale management může dostat k poměrně nepříjemným otázkám.

„Jednatel o ničem nevěděl.“

To může být naprostá pravda. Obchodník mohl jednat úplně sám. Nikdo mu úplatek nenařídil. Nikdo jej neschválil. Jednatel se o něm mohl dozvědět až ve chvíli, kdy policie požádala společnost o dokumenty.

Je tím ale otázka odpovědnosti firmy automaticky vyřešena? Ne, u jednání zaměstnance totiž může hrát roli mimo jiné to, zda osoby ve vedení provedly potřebnou kontrolu a zda přijaly opatření, která po nich bylo možné rozumně požadovat k zabránění protiprávnímu jednání.

V praxi se tedy vedle otázky:

„Věděl o tom jednatel?“

může objevit i otázka:

„Co firma dělala proto, aby podobnému jednání zabránila?“

A mezi těmito dvěma otázkami je velký rozdíl.

Představme si dvě společnosti

Obě zaměstnávají dvacet obchodníků. V první společnosti mají obchodníci jediný skutečný úkol: přinést zakázky. Významná část jejich příjmu je založena na provizích. Firma nemá praktická pravidla pro dary, hospitality nebo zprostředkovatele. Nikdo systematicky nekontroluje nestandardní provize ani neobvyklé marketingové výdaje. Školení o korupčních rizicích nikdy neproběhlo. Oficiálně sice existuje etický kodex, ale většina zaměstnanců si ani nepamatuje, kde je uložený.

Ve druhé společnosti je situace jiná. Firma identifikovala obchodní oddělení jako rizikovější oblast. Má rozumná pravidla pro dary a reprezentaci, významnější zprostředkovatele prověřuje, nestandardní platby musí někdo další schválit a obchodníci jsou pravidelně školeni. Pokud vznikne podezření na porušení pravidel, někdo jej skutečně vyšetří. V obou společnostech může jeden obchodník nakonec udělat něco zakázaného.

Právní pozice obou firem ale nemusí být stejná.

Směrnice na SharePointu sama firmu nezachrání

Tady je jeden z největších omylů firemního compliance.

„Máme směrnici, takže jsme krytí.“

Nemusíte být. Při posuzování možnosti zproštění právnické osoby trestní odpovědnosti nestačí pouhé přijetí vnitřních předpisů nebo jiných opatření. Rozhodující je také jejich skutečné dodržování, kontrola, schopnost porušení odhalit a následně na něj adekvátně reagovat. To je pro firmy velmi praktické sdělení. Compliance totiž nemá být složka dokumentů. Je to systém.

Firma by měla být schopná vysvětlit například kde u ní vznikají největší trestněprávní rizika, kdo je za ně odpovědný, jak jsou nastavena schvalovací pravidla, kdo kontroluje nestandardní transakce, jak jsou proškoleni rizikoví zaměstnanci a co se skutečně stane, když někdo pravidla poruší.

Teprve potom lze mluvit o funkční prevenci.

Je tedy každý exces zaměstnance problémem firmy?

Ne. Ani cílem právní úpravy není trestat společnost za každého zaměstnance, který se rozhodne jednat zcela proti jejím zájmům. Pokud fyzická osoba společnost zneužije ke spáchání trestného činu a jedná na její úkor, nelze bez dalšího dovozovat trestní odpovědnost takto poškozené společnosti.

Stejně tak zákon umožňuje právnické osobě zprostit se trestní odpovědnosti, pokud vynaložila veškeré úsilí, které po ní bylo možné spravedlivě požadovat, aby protiprávnímu činu zabránila. To je zároveň dobrá zpráva.

Prevence není pouze administrativní povinnost. Může mít skutečný právní význam.

Co bychom proto u firmy kontrolovali?

Nikoliv jen to, zda má etický kodex.

Začali bychom tím, jak firma skutečně podniká.

Má silné obchodní oddělení?

Používá externí agenty nebo zprostředkovatele?

Účastní se veřejných zakázek?

Platí success fee?

Poskytuje klientům dary nebo hospitality?

Působí v zemích s vyšším korupčním rizikem?

Mají obchodníci možnost samostatně schvalovat významné výdaje?

Jak jsou nastavené jejich bonusy?

Teprve podle konkrétního rizika dává smysl nastavit odpovídající kontrolu.

U jedné firmy může stačit několik jasných pravidel, schvalovací mechanismus a pravidelné školení.

U jiné bude potřeba důkladnější prověřování obchodních partnerů, evidence darů, víceúrovňové schvalování plateb nebo systém interního oznamování a vyšetřování.

Compliance nemá být co největší. Má být přiměřené reálnému riziku společnosti.

A co dělat, když už se problém stal?

Pokud se vedení dozví, že zaměstnanec pravděpodobně nabídl úplatek, první reakcí by neměla být panika ani snaha „rychle to uklidit“.

Je potřeba zajistit relevantní dokumenty a komunikaci, zjistit skutečný rozsah problému a ověřit, zda šlo o izolovaný případ, nebo širší způsob fungování části firmy.

Důležité je také zjistit, kdo o jednání věděl, jak byla platba financována a zda existují další podobné transakce.

Teprve na základě těchto informací lze rozhodovat o pracovněprávních opatřeních, interním vyšetřování, případné komunikaci s orgány činnými v trestním řízení a především o obraně samotné společnosti.

V takové chvíli už není důležité pouze odpovědět na otázku:

„Kdo ten úplatek dal?“

Stejně důležité může být doložit:

„Co naše společnost dělala proto, aby se něco takového nestalo?“

Trestní odpovědnost firmy nezačíná až u soudu

Dobře nastavené trestněprávní compliance není o tom vyrobit další směrnici. Jeho smyslem je snížit pravděpodobnost, že problém vůbec vznikne – a pokud přesto vznikne, být schopný prokázat, že společnost rizika znala, rozumně je kontrolovala a na jejich porušení reagovala. Proto dává smysl řešit trestněprávní rizika firmy ve chvíli, kdy se o ně zajímá vedení společnosti, nikoliv až ve chvíli, kdy se o ně začne zajímat policie.

To, že jednatel o úplatku zaměstnance nevěděl, může být důležité. Ještě důležitější ale může být otázka, co firma předtím udělala proto, aby k němu nedošlo.