PREVENTIVNÍ KONTROLA FIRMY
PREVENTIVNÍ KONTROLA FIRMY
Jste jednatelem nebo společníkem společnosti s ručením omezeným? Neprovedly se v této společnosti žádné právní změny již pár let? Pak vám tento článek může pomoci se vyhnout budoucím nepříjemnostem!
Hned v úvodu uvedeme na pravou míru cílenou nepřesnost v názvu článku. Terminologie v oblasti společností s ručením omezeným je často užívána chybně (např. „Ve firmě máme…“). Pro lepší orientaci a pochopení článku tedy uvádíme zjednodušený slovníček pojmů:
Obchodní společnost = právnická osoba, která je způsobilá nabývat práva a povinnosti (tedy to, co je v praxi často chybně označováno termínem „firma“)
Společnost s ručením omezeným = jedna z forem obchodních společností (dalšími jsou akciová společnost, komanditní společnost a veřejná obchodní společnost); dále v článku je společnost s ručením omezeným uváděna také již jen jako „společnost“
Obchodní firma = název společnosti zapsaný v obchodním rejstříku (obdoba jména a příjmení u fyzických osob)
Jednatel = osoba, která jedná za společnost („ten, kdo za společnost podepisuje“)
Společník = osoba, která má podíl ve společnosti („ten, kdo společnost vlastní“)
Společenská smlouva = zakladatelské právní jednání společnosti, která má minimálně 2 společníky („to, čím se společnost řídí“)
Zakladatelská listina = zakladatelské právní jednání společnosti, která má 1 společníka (tedy pouze jiné označení oproti společenské smlouvě, přičemž jejich význam a obsah je srovnatelný); pokud je dále v článku zmiňována společenská smlouva, je tím obdobně myšlena též zakladatelská listina
Nyní již konečně k podstatě toho článku. Není neobvyklé, že společnosti s ručením omezeným neprošly žádnou změnou již několik let. Jenomže právo se neustále vyvíjí a požadavky právních předpisů, judikatury a právních vztahů se stále mění. Například zákon o obchodních korporacích (kterým se společnosti s ručením omezeným řídí nejvíce) má od roku 2014 již více než páté znění, občanský zákoník pak dokonce více než desáté. S ohledem na takový vývoj lze tedy určitě doporučit občas navštívit advokáta a nechat si „eseróčko“ zkontrolovat a případně přizpůsobit aktuálním potřebám a požadavkům.
Níže uvádíme nejčastěji se vyskytující nedostatky u společností s ručením omezeným. Ačkoliv se ne vždy jedná o záležitosti, které je bezpodmínečně nutné vyřešit ihned, lze přesto jejich nápravu minimálně doporučit, jelikož poté může vaše společnost zase nějaký čas nerušeně podnikat.
- Společenská smlouva neodpovídá požadavkům právních předpisů či nedůvodně komplikuje činnost společnosti
Pokud se změní pouze část společenské smlouvy (např. valná hromada rozhodne o změně sídla), je třeba tuto změnu zapracovat do úplného znění společenské smlouvy a celé toto znění uložit do sbírky listiny obchodního rejstříku. Společenská smlouvy by tedy neměla být tvořena „původním zněním“ a „dodatky“.
Dále je třeba pamatovat na často se měnící požadavky právních předpisů a případně judikatury. Může se totiž stát, že po změně zákona ve společenské smlouvě některá ustanovení najednou chybí, dostanou se do rozporu se zákonem, či nově vyvolají nejasnosti. Rovněž změny například v údajích společníků (zejm. adresy) je třeba vždy promítnout i do společenské smlouvy.
Lze také doporučit, aby společenská smlouva upravovala kromě nezbytných náležitostí již pouze ty záležitosti, které se mají odchylovat od ustanovení zákona. Nejen, že společenská smlouva se tím díky svému výraznému zkrácení stane přehlednější, ale také tím odpadne potřeba při každé změně zákona měnit i duplicitní ustanovení společenské smlouvy.
Společenská smlouva byt tedy v ideálním případě měla:
- existovat v úplném znění a takto být založena ve sbírce listin obchodního rejstříku,
- odpovídat aktuálním právním předpisům a skutečnému stavu,
- upravovat pouze ty záležitosti, které mají být stanoveny odchylně od zákona nebo které jsou povinné.
- Společnost se nepodřídila zákonu o obchodních korporacích
Společnosti vzniklé před rokem 2014 se řídily obchodním zákoníkem. Od 1. ledna 2014 pak vstoupil v účinnost zákon o obchodních korporacích. I když uplynulo již více než 9 let od zrušení obchodního zákoníku, nezanedbatelný počet společností do dnešního dne nepřizpůsobil své společenské smlouvy a své vnitřní poměry zákonu o obchodních korporacích.
- Sídlo je v obchodním rejstříku zapsáno neúplně nebo v nesprávném tvaru
Adresa sídla by měla odpovídat údajům příslušného registru adres. Měla by tedy být úplná (včetně uvedení části obce) a měla by být zapsána ve formátu užívaném obchodním rejstříkem (tj. ulice a číslo popisné, část obce, PSČ a obec).
- Předmět podnikání není vymezen v souladu právními předpisy, judikaturou a živnostenským oprávněním
Jedná se o nejčastěji se vyskytující nedostatek u společností. Předmět podnikání musí být vymezen určitě, srozumitelně a v souladu s oprávněním společnosti k podnikání. Zjednodušeně to lze popsat tak, že společnost by měla mít předmět podnikání zpravidla vymezen shodně na 3 místech: v obchodním rejstříku, v živnostenském rejstříku a ve společenské smlouvě.
Důležité je ovšem zmínit, že pokud má společnost v obchodním rejstříku či ve společenské smlouvě jako předmět podnikání uvedeno pouze „Výroba, obchod a služby neuvedené v přílohách 1 až 3 živnostenského zákona“, nejedná se o určité vymezení předmětu podnikání a je třeba provést změnu.
- Jednatel nemá v obchodním rejstříku zapsán den vzniku funkce
U každého jednatele má být z obchodního rejstříku patrné, kdy tato jeho funkce vznikla, jelikož tento den se zpravidla neshoduje se dnem jeho zápisu do obchodního rejstříku.
- Neodpovídající počet jednatelů
Počet jednatelů je určen konkrétním číslem. Pokud společnost nemá zvolený odpovídající počet jednatelů (tzn. některá místa jednatelů jsou „prázdná“), je zapotřebí zvolit jednatele nového, nebo snížit počet jednatelů.
- V obchodním rejstříku není zapsaný údaj o počtu jednatelů, případně je zapsán nesprávně
Z obchodního rejstříku musí být patrné, jaký přesný počet jednatelů má společnost mít. Tento údaj je uveden číslovkou v části „statutární orgán“. U starších společností je tento údaj nepřesně uváděn v části „ostatní skutečnosti“, kam se zapisoval dříve.
- Nevhodně formulovaný způsob jednání jednatele/jednatelů
Lze se setkat se společnostmi, které mají více jednatelů a jako způsob jejich jednání uvedeno: „Za společnost jednají jednatelé.“ Takové vymezení může vyvolávat pochyby o tom, kolik jednatelů může za společnost vlastně jednat (zda 1 samostatně, 2 společně, 3 společně apod.).
- Neaktuální údaje jednatelů a společníků
Údaje osob zapsaných v obchodním rejstříku by měly být správné a aktuální. V případě změny např. příjmení či adresy trvalého pobytu je třeba tyto změny promítnout i do obchodního rejstříku, pokud se tak nestalo na základě propojenosti základních registrů.
- V obchodním rejstříku není zapsáno úplné splacení základního kapitálu
U každého společníka společnosti by měl jeho údaj „Splaceno“ buďto zcela odpovídat údaji „Vklad“ (např. „Splaceno: 100,- Kč“ a „Vklad: 100,- Kč“), nebo by měl být uveden jako „Splaceno: 100 %“.
- Společnost nemá správně evidované své skutečné majitele
O této povinnosti obecně chybí širší povědomí, nicméně každá společnost s ručením omezeným je povinna zapisovat do evidence skutečných majitelů své skutečné majitele. Tento zápis však u společností často chybí, je nesprávný nebo je proveden podle dnes již zrušených právních předpisů.
Mimo shora uvedených nejčastějších nedostatků v životě společností s ručením omezeným lze využít i možností, jak si zjednodušit některé okolnosti svého podnikání, například vhodnou úpravou obchodní firmy společnosti nebo vhodným určením sídla společnosti.
Ať už jste na základě tohoto článku dospěli k závěru, že si vaše společnost zaslouží konkrétní úpravy, nebo si jen nejste zcela jistí, neváhejte se obrátit na Advokátní kancelář Petráš Rezek, konkrétně na našeho specialistu Mgr. Jakuba Suchého a to na telefonním čísle 602 579 173 nebo na emailové adrese jakub.s@petrasrezek.cz. Stav vaší společnosti posoudíme, probereme s vámi nezbytné i vhodné změny a v případě zájmu tyto změny rovněž provedeme či zajistíme.