REGISTR SMLUV A JEHO PŘÍPADNÉ DOPADY PRO PODNIKATELE
Dne 1. 7. 2016 nabyl účinnosti zákon č. 340/2015 Sb., o zvláštních podmínkách účinnosti některých smluv, uveřejňování těchto smluv a o registru smluv (zákon o registru smluv), ve znění pozdějších předpisů (dále jen „zákon o RS“). Tento zákon se jeví na první pohled sympatickým, protože není nijak dlouhý, ale vzhledem k jeho provázanosti na jiné zákony se stává nevyzpytatelným a problematickým předpisem.
Registr smluv je veřejně a bezplatně přístupnou evidencí smluv, do níž může každý nahlížet, vyhledávat v ní údaje za účelem efektivní veřejné kontroly nad hospodařením povinných osob s veřejnými prostředky.[1]Rovněž představuje jeden z nástrojů realizace práva na přístup k informacím.
Cílem tohoto článku je přiblížení této problematiky podnikatelům formou otázek a odpovědí se zaměřením na to, v jakých případech a za jakých podmínek podléhají jejich smlouvy povinnosti uveřejnění v registru smluv.
Co se v registru smluv uveřejňuje?
V registru smluv se uveřejňují soukromoprávní smlouvy (tj. smlouvy uzavřené podle občanského práva), smlouvy o poskytnutí dotace, smlouvy o návratné finanční výpomoci a objednávky (všechny tyto smluvní typy budou dále označeny jako „smlouva“) s hodnotou vyšší než 50.000 Kč bez DPH, pokud se na ně nevztahuje výjimka z povinnosti uveřejnění dle zákona o RS. Objednávky zde zmiňuji výslovně z toho důvodu, že se v praxi často zapomínalo a zapomíná, že přijetím objednávky dochází taktéž k uzavření smlouvy. Někteří podnikatelé mohou znát již z minulosti, že byli vyzýváni povinnými osobami, aby jim výslovně podepisovali a zasílali akceptace objednávek, které se následně zveřejňovaly v registru smluv. Dle aktuální platné metodiky Ministerstva vnitra se již písemné akceptace objednávek nemusí v registru smluv uveřejňovat, ale určitě doporučuji objednávky zveřejňovat až v tom okamžiku, kdy je zřejmé, že došlo k řádné akceptaci objednávky protistranou. Kromě objednávek se v registru smluv taktéž zveřejňují dodatky k uveřejněným smlouvám.
V registru smluv se uveřejňují soukromoprávní smlouvy (tj. smlouvy uzavřené podle občanského práva), smlouvy o poskytnutí dotace, smlouvy o návratné finanční výpomoci a objednávky (všechny tyto smluvní typy budou dále označeny jako „smlouva“) s hodnotou vyšší než 50.000 Kč bez DPH, pokud se na ně nevztahuje výjimka z povinnosti uveřejnění dle zákona o RS.
Kdo je povinen uveřejňovat smlouvy v registru smluv?
Povinnost zveřejnit smlouvy v registru smluv vzniká v okamžiku, kdy alespoň jednou smluvní stranou je tzv. povinný subjekt. Povinné subjekty jsou vyjmenovány v § 2 odst. 1 zákona o RS, jedná se o:
– ČR,
– územní samosprávné celky, vč. městských částí nebo městských obvodů územně členěných statutárních měst nebo městské části hlavního města Prahy,
– státní příspěvkové organizace,
– státní fondy,
– veřejné výzkumné instituce nebo veřejné vysoké školy,
– dobrovolný svazek obcí,
– regionální radu regionu soudržnosti,
– příspěvkovou organizaci územního samosprávného celku,
– ústav založený státem nebo územním samosprávným celkem,
– obecně prospěšnou společnost založenou státem nebo územním samosprávným celkem,
– státní podnik nebo národní podnik,
– zdravotní pojišťovnu,
– Český rozhlas nebo Českou televizi, nebo
– právnickou osobu, v níž má stát nebo územní samosprávný celek sám nebo s jinými územními samosprávnými celky většinovou majetkovou účast, a to i prostřednictvím jiné právnické osoby.
Dle zákona o RS nesou odpovědnost za řádné zveřejnění smlouvy obě smluvní strany, tj. jak povinné osoby, tak smluvní partneři, příp. třetí subjekty, jsou-li k tomu zmocněny. Pokud jste tedy podnikatelem a uzavíráte s povinným subjektem smlouvu za podmínek blíže uvedených v zákonu o RS, jste povinen uveřejnit smlouvu v registru smluv, pokud tak sám neučiní povinný subjekt.
Jaké jsou výjimky z povinnosti uveřejňování smluv?
Zákon o RS vyjmenovaná ve svém § 3 odst. 2 celou řadu výjimek, kdy se smlouvy neuveřejňují – jedná se např. o smlouvy, jejichž plnění je prováděno převážně mimo území ČR; smlouvy s předmětem plněním ve výši 50 000 Kč bez DPH nebo nižší; smlouvu s autorem nebo výkonným umělcem v souvislosti s jejich dílem/výkonem. Dále se neuveřejňuje technická předloha, návod, výkres, projektová dokumentace, model, způsob výpočtu jednotkových cen, vzor a výpočet. Pokud uzavíráte smlouvu mimo rámec své podnikatelské činnosti s povinnou osobou, tak tuto smlouvu nemusíte zveřejňovat, to neplatí pro případ, kdy Vám povinná osoba převádí vlastnické právo k hmotné nemovité věci. Další výjimky naleznete ve zmíněném § 3 odst. 2 zákona o RS.[2]
Pokud byste místo povinného subjektu uveřejňovali smlouvu v registru smluv a nebyli byste si jistí tím, zda je či není možné příslušnou výjimku aplikovat, raději smlouvu vždy zveřejněte. Výjimky aplikujte pouze v případě, že jste si naprosto jistí, že daný případ pod výjimku spadá. V případě nejasností určitě doporučujeme probrat tuto situaci s právníkem.
V jakém časovém horizontu je nutné smlouvu zveřejnit a kdy je možné začít s plněním smlouvy?
Smluvní strany musí zaslat správci registru smluv smlouvu podléhající povinnosti uveřejnění bezodkladně po jejím uzavření, nejpozději do 30 dnů ode dne jejího uzavření. Pokud však smlouva nebude uveřejněna v registru smluv ani do 3 měsíců ode dne, kdy byla uzavřena, platí, že je zrušena od počátku. V takovém případě je pak nutné řešit vzniklou situaci dle okolností jednotlivého případu (např. formou dohody o vypořádání bezdůvodného obohacení). Pokud se na smlouvu vztahuje povinnost uveřejnění, nabývá účinnosti nejdříve dnem uveřejnění (§ 6 odst. 1 zákona o RS); tím samozřejmě není vyloučeno, že si mohou smluvní strany sjednat ve smlouvě její pozdější termín účinnosti. Jakmile je smlouva, na níž se vztahuje povinnost uveřejnění, řádně uveřejněna (viz text níže), teprve od tohoto okamžiku je možné poskytovat plnění sjednaná ve smlouvě.
Jakým způsobem se smlouvy uveřejňují v registru smluv?
Smlouva podléhající povinnosti uveřejnění v registru smluv musí být uveřejněna v otevřeném a strojově čitelném formátu, vč. metadat. Bez naplnění podmínek zmíněných v předchozí větě nelze smlouvu považovat za řádně uveřejněnou a nelze podle ní plnit.
Mezi povinná metadata smlouvy patří:
– identifikace smluvních stran;
– vymezení předmětu smlouvy;
– cena, a pokud ji smlouva neobsahuje, hodnotu předmětu smlouvy, lze-li ji určit a
– datum uzavření smlouvy.
Časově nejnáročnější částí z hlediska uveřejňování smluv je jejich zpracování do podoby otevřeného a strojově čitelného formátu. Definici toho, co je otevřeným a strojově čitelným formátem, nalezneme v zákoně č. 106/1999 Sb., o svobodném přístupu k informacím, ve znění pozdějších předpisů. Otevřeným formátem se rozumí takový soubor, který je přístupný veřejnosti bez jakéhokoliv omezení a není závislý na konkrétním, technickém a programovém vybavení. Strojově čitelným formátem se rozumí formát, který umožňuje programovému vybavení snadno nalézt, rozpoznat a získat konkrétní informace z daného souboru, vč. jeho vnitřní struktury (např. údaje o úrovních nadpisů, obsahu konkrétních buněk tabulky). Do konce roku 2023 zákonodárce umožňuje smlouvy zveřejňovat i ve formátu, který umožňuje tzv. úplné strojové zpracování textového obsahu – jedná se o formát, který má bezchybnou textovou vrstvu, ale již neobsahuje informace o samotné vnitřní struktuře dat, umožňuje tedy rozeznávat pouze pořadí písmen v textu. Příkladem takového formátu je nyní např. PDF s bezchybnou textovou vrstvou, jež je možné získat ze zdrojového dokumentu přes akci „uložit jako PDF“.
Doporučujeme při uveřejňování smluv pracovat přímo se zdrojovým dokumentem, v němž byla smlouva vytvořena (např. Word, Excel apod.), ve kterém následně provedete anonymizaci osobních údajů a dalších informací v souladu se zákonem o RS a poté tento formát zašlete do registru smluv. Pokud z jakýchkoliv důvodů odmítáte zasílat do registru smluv přímo zdrojový dokument, můžete upravenou smlouvu pro zveřejnění převést z původního zdrojového formátu do souboru PDF přes akci „uložit jako PDF“. Pokud však nemáte k dispozici zdrojový dokument pro účely zpracování smlouvy do registru smluv, naskenujte listinný dokument do elektronické podoby s textovou vrstvou (např. prostřednictvím OCR) – nepostačuje pouhý scan listiny!!! Ministerstvo vnitra, jakožto správce registru smluv, vydalo metodiku k aplikaci zákona o RS, ve které informuje, jaké typy souborů jsou akceptovatelné pro účely zveřejnění, a proto blíže na tuto metodiku odkazujeme.[3]
Jak je vidno, pro účely zpracování elektronického obsahu textu smlouvy je nutné mít pokročilejší PC znalosti. Z tohoto důvodu je vhodnější, aby zveřejňování smluv zajišťoval přímo povinný subjekt, který bude mít pro tyto účely zpravidla vyčleněný určitý počet proškolených osob.
Závěrečné doporučení
S ohledem na výše uvedené a s ohledem na naše dosavadní zkušenosti uvádíme tato doporučení:
– v rámci jednání o uzavření smlouvy se domluvte s povinným subjektem, aby smlouvu (vč. jejích případných dodatků) uveřejnil přímo povinný subjekt, tj. zakomponujte tuto dohodu do závěrečných ustanovení smlouvy;
– pokud text smlouvy obsahuje Vaše obchodní tajemství, vyznačte jej v textu smlouvy a požádejte povinný subjekt, aby tyto údaje začernil při zveřejňování smlouvy v registru smluv;
– požádejte povinný subjekt, aby Vás informoval o tom, že byla smlouva zveřejněna, a aby Vám zaslal odkaz na zveřejněnou smlouvou. Doporučujeme, abyste si vždy překontrolovali zveřejnění smlouvy protistranou. V případě, že zjistíte pochybení ve zveřejnění, požádejte protistranu o provedení oprav, abyste se vyhnuli nepříznivým následkům zrušení smlouvy od počátku.
Naše advokátní kancelář je připravena Vám pomoci v této problematice, ať už jde o posuzování konkrétních situací zveřejňování smluv až po zaškolení osob odpovědných za řádné zveřejnění smluv. Kontaktní osobou je v tomto případě Mgr. Lenka Mičkalová, kterou můžete kontaktovat telefonicky na čísle 601 525 918, nebo emailem na lenka.m@petrasrezek.cz, případně pomocí našeho formuláře.
[2] zakonyprolidi.cz/cs/2015-340.
[3] https://www.mvcr.cz/clanek/registr-smluv.aspx?q=Y2hudW09OQ%3d%3d. Zdůrazňujeme, že metodiky Ministerstva vnitra mají doporučující charakter, nejsou závazné.